مسئول دفتر معاونت اجرایی - خانم

دربارهٔ این فرصت

برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات:

- هماهنگی جلسات داخلی و خارجی با مدیران، مشتریان، سهام‌داران و سایر ذی‌نفعان - یادآوری جلسات و مدیریت زمان‌بندی دقیق روزانه - پیگیری صورت‌جلسات و تصمیمات اتخاذشده جهت اجرا و دریافت بازخورد

مدیریت مکاتبات و مستندات: - پاسخ‌گویی به نامه‌ها، ایمیل‌ها و مکاتبات اداری ورودی و خروجی دفتر، ثبت، طبقه‌بندی و بایگانی نامه‌ها، اسناد و گزارش‌ها - تهیه پیش‌نویس نامه‌های اداری و گزارش‌های مورد نیاز - انتقال مکاتبات به واحدهای ذی‌ربط و پیگیری پاسخ‌ها

مدیریت اطلاعات محرمانه: - حفظ محرمانگی اطلاعات مربوط به شرکت - رعایت اخلاق حرفه‌ای و تعهد به امانت‌داری در اطلاعات استراتژیک

هماهنگی درون‌سازمانی: - ارتباط مستمر با مدیران واحدها و پیگیری درخواست‌ها و گزارش‌های ارسالی آن‌ها - انتقال پیام‌ها و دستورات مدیرعامل به بخش‌های مختلف سازمان - ایجاد هماهنگی بین مدیرعامل و سایر سطوح سازمانی

تهیه گزارشات و تحلیل اطلاعات: - جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری مدیرعامل - تهیه گزارش‌های خلاصه مدیریتی از جلسات، بازخوردها و برنامه‌های اجراشده

سایر وظایف: - برقراری ارتباط با مشتریان بالقوه صادراتی و وارداتی - تهیه پروپوزال‌های تجاری و پیگیری مذاکرات تا عقد قرارداد

ویژگی‌های عمومی: - روابط عمومی قوی و مهارت‌های ارتباطی بالا و توانایی تعامل و مذاکره - توانایی اولویت‌بندی کارها و مدیریت زمان - آشنایی با اصول تشریفات و آداب مکاتبات اداری - تسلط به نرم‌افزارهای Office (خصوصاً Outlook، Word و Excel) - دقت و سرعت بالا در انجام امور، منظم و دقیق - رازداری و تعهد اخلاقی - هدف‌گرا - توانایی حل مسئله و تحلیل‌گری - توانایی پاسخ‌گویی و گزارش‌گری