مسئول دفتر ارشد مدیرعامل

دربارهٔ این فرصت

ما به‌دنبال یک «رئیس دفتر و دستیار مدیرعامل» باتجربه، دقیق و بسیار منظم هستیم که علاوه بر مدیریت حرفه‌ای دفتر مدیرعامل، مسئولیت نظارت و سامان‌دهی خدمات اداری و پشتیبانی شرکت را نیز برعهده بگیرد. این نقش به‌هیچ‌وجه «منشی» کلاسیک نیست، بلکه فرد منتخب، مسئول امور اجرایی دفتر مدیرعامل خواهد بود. شناخت فضا و فرهنگ حاکم بر کسب‌وکارهای فین‌تک برای موفقیت در این نقش عاملی موثر است.

وظایف و مسئولیت‌ها

• مدیریت کامل دفتر مدیرعامل• برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی جلسات، سفرها، رویدادها و تعهدات روزانه مدیرعامل. • هماهنگی حرفه‌ای با سایر مدیران و ذی‌نفعان داخلی و خارجی. • اطمینان از این‌که زمان مدیرعامل صرف مهم‌ترین موضوعات است و از اتلاف وقت جلوگیری می‌شود. • پیگیری منظم مصوبات جلسات و اطمینان از اجرای به‌موقع تصمیم‌ها. • آماده‌سازی مستندات مورد نیاز.

• مدیریت و نظارت بر خدمات اداری و پشتیبانی• سازمان‌دهی و نظارت بر تیم خدمات (نظافت، پذیرایی، راننده، تدارکات و ...) و اطمینان از کیفیت و نظم در ارائه خدمات. • طراحی و اجرای رویه‌های استاندارد برای خدمات اداری و پشتیبانی، با نگاه به بهره‌وری و هزینه‌پذیری. • پیگیری نیازهای لجستیکی و تدارکاتی دفتر و اطمینان از آماده بودن زیرساخت‌ها برای جلسات مهم و فعالیت‌های روزانه.

• ارتباطات سازمانی و هماهنگی بین واحدها• ایفای نقش نقطه اتصال بین مدیرعامل و سایر واحدها، با انتقال دقیق و شفاف پیام‌ها و تصمیم‌ها. • آماده‌سازی دستور جلسات، صورت‌جلسات و جمع‌بندی‌های مدیریتی برای کمیته‌ها و جلسات کلیدی. • حفظ سطح بالایی از محرمانگی و اعتماد در برخورد با اطلاعات حساس و استراتژیک.

• (Multitasking) سازمان‌دهی، نظم و چندوظیفگی• مدیریت هم‌زمان چندین وظیفه، درخواست و پیگیری، بدون افت کیفیت و دقت. • ایجاد و بهبود سیستم‌ها و ابزارهای مدیریت کارها (Task Management)، مستندسازی و آرشیو اطلاعات. • پیش‌بینی نیازها و مسائل قبل از تبدیل شدن به مشکل، و ارائه راه‌حل‌های عملی و سریع.

الزامات و شرایط احراز

• تحصیلات• حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، اقتصاد، مهندسی صنایع یا رشته‌های مرتبط.

• تجربه کاری• حداقل 5 سال تجربه مرتبط در نقش‌های مسئول دفتر، دستیار اجرایی یا دستیار مدیرعامل در سازمان‌های حرفه‌ای. • تجربه در شرکت‌های فین‌تک، مالی، پرداخت یا استارتاپ‌های مقیاس‌پذیر مزیت محسوب می‌گردد. • سابقه راهبری یا هماهنگی تیم خدمات اداری/پشتیبانی، با قابلیت تعیین استانداردها و ارزیابی عملکرد.

• دانش و مهارت‌های تخصصی• تسلط بر ابزارهای آفیس (Word، Excel و PowerPoint) و ابزارهای مدیریت کار و ارتباطات (مانند چارگون، Outlook و ...). • دقت بسیار بالا، نظم شخصی، توجه به جزئیات و توانایی اولویت‌بندی هوشمندانه. • توانایی مدیریت چندوظیفگی در محیط پرسرعت بدون کاهش کیفیت خروجی‌ها. • مهارت ارتباطی عالی، گفتاری و نوشتاری، با توان ارائه شفافی از اطلاعات به مدیرعامل و سایر ذی‌نفعان. • تعهد بالا به محرمانگی، صداقت حرفه‌ای، مسئولیت‌پذیری و بلوغ رفتاری. • روحیه یادگیری مستمر، انعطاف‌پذیری در برابر تغییر و توانایی کار در تیم‌های چندرشته‌ای.