سرپرست اداری

دربارهٔ این فرصت

ما به دنبال جذب یک سرپرست اداری و پشتیبانی و امور پرسنلی توانمند، باتجربه، منظم و مسئولیت‌پذیر هستیم که علاوه بر تسلط بر امور اداری، توانایی مدیریت امور پشتیبانی، نظارت بر نیروهای خدماتی و مهمانداری و پیگیری امور اجرایی مجموعه را داشته باشد.

فرد موردنظر باید شخصیتی فعال، دقیق، پیگیر و مسئله‌محور داشته باشد و بتواند با قدرت تصمیم‌گیری و مدیریت موثر، امور محوله را تا حصول نتیجه پیش ببرد.

شرح وظایف و مسئولیت‌ها:

برنامه‌ریزی، مدیریت و نظارت بر کلیه امور اداری و پشتیبانی شرکت

تهیه گزارش کارکرد پرسنل و ارسال اطلاعات به واحد مالی جهت محاسبه حقوق و دستمزد

مدیریت حضور و غیاب، کنترل تردد و محاسبه کارکرد ماهانه پرسنل

سرپرستی و نظارت بر عملکرد نیروهای خدماتی، مهمانداری و کارپرداز

مدیریت فرآیند خرید، تامین ملزومات و پیگیری سفارش‌ها

مدیریت تنخواه، هزینه‌های جاری و کنترل اسناد و فاکتورهای مربوطه

نظارت بر وضعیت ساختمان، تاسیسات و تجهیزات و پیگیری امور تعمیر و نگهداری

طراحی و اجرای چک‌لیست‌های کنترلی و شاخص‌های ارزیابی عملکرد (KPI)

پیگیری درخواست‌ها و امور اجرایی واحدهای مختلف و اطمینان از انجام به‌موقع آن‌ها

شناسایی مسائل و مشکلات اجرایی و ارائه راهکارهای مناسب برای رفع آن‌ها

تهیه گزارش‌های مدیریتی و مستندسازی فرآیندهای اداری و پشتیبانی

شناسایی فرصت‌های بهبود و بهینه‌سازی فرآیندهای اداری و پشتیبانی

شرایط احراز:

حداقل مدرک کارشناسی

تسلط عملی به فرآیند حضور و غیاب و محاسبه کارکرد پرسنل

حداقل 5 سال سابقه کار مرتبط در امور اداری و پشتیبانی

تجربه سرپرستی و مدیریت نیروهای اجرایی و خدماتی

تسلط و تجربه کار عملی با نرم‌افزار راهکاران

تسلط به مجموعه نرم‌افزارهای Microsoft Office، به‌ویژه Excel و Word

توانایی کار با Excel و آشنایی با فرمول‌ها و توابع کاربردی در سطح متوسط

آشنایی با اصول خرید، تامین ملزومات، تنخواه‌گردانی و کنترل هزینه‌ها

آشنایی با امور تاسیسات، نگهداری و تعمیرات ساختمان

آشنایی با اصول برنامه‌ریزی، مستندسازی و تدوین چک‌لیست‌های کنترلی

مهارت‌ها و شایستگی‌های رفتاری

نظم، دقت و انضباط کاری بالا

قدرت تصمیم‌گیری و حل مسئله

پیگیری موثر امور تا حصول نتیجه

توانایی مدیریت هم‌زمان چندین فعالیت و اولویت‌بندی وظایف

مهارت ارتباطی مناسب و توانایی تعامل با واحدهای مختلف

مسئولیت‌پذیری، چابکی و روحیه کار اجرایی

توانایی مدیریت شرایط پیش‌بینی‌نشده و کنترل موقعیت‌های چالش‌برانگیز

نتیجه‌گرایی و استقلال در انجام وظایف

نکته مهم:

ما به دنبال فردی صرفاً اجرایی یا دفتری نیستیم؛ بلکه به همکاری نیاز داریم که علاوه بر تسلط بر امور روزمره اداری و پشتیبانی، از نگاه مدیریتی و توانایی سیستم‌سازی برخوردار باشد، بتواند بدون نیاز به پیگیری مستمر، مسئولیت امور را بر عهده بگیرد و برای ایجاد نظم، بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری مجموعه نقش موثری ایفا کند.